Venue: Top Lounge (U523), Otakaari 1
Date & Time: Wednesday 12.04.2023 from 5 PM
Spring Meeting (12.04.2023)
During the spring general assembly, we will revise last year’s annual report and financial statement, go through the action plan for 2023 and release the previous board from its responsibilities. Additionally, we will go through our name change proposal and bylaws changes
Opening of the meeting
Legality and quorum of the meeting
Organization of the meeting
Selecting a chairperson and a secretary for the meeting as well as two examiners of the minutes and two teller
Accepting the agenda of the meeting
Presenting and approving the annual report of the year 2022
Approval of the financial statement of the year 2022
Discharging from liability for the accounts of the year 2022
Change of name proposal (see attachment below/here)
Change to bylaws proposal (see the amendment below/here)
Other issues
Closing the meeting
We will have some food and drinks during the meeting. After the official matters, we have reserved a few lanes for us in the bowling alley in Kamppi shopping center (http://www.varaarata.com/etusivu.html).
Please register for both the meeting and bowling event in the following link https://forms.gle/RLz5um2ZmbGhptDr5 beforehand and the latest by Friday April 7th as we have limited spaces for the bowling. More info will follow later to those registered.
Name Change of the Association
Current name of the association:
Aalto-yliopiston jatko-opiskelijayhdistys ry
Suggested new name of the association:
Aalto University Doctoral Researchers Association ry
Amendments to bylaws
Section 1:
Current:
Fin: Yhdistyksen nimi on Aalto-yliopiston jatko-opiskelijayhdistys ry. Nimestä käytetään epävirallista suomenkielistä lyhennettä Aallonhuiput. Yhdistyksen virallinen kieli on suomi, mutta se voi käyttää toiminnassaan myös englantia. Yhdistyksen kotipaikka on Espoo.
Eng: The name of the association is Aalto-yliopiston jatko-opiskelijayhdistys ry.
Suggested changes:
Fin: Yhdistyksen nimi on Aalto University Doctoral Researchers Association ry. Nimestä käytetään epävirallista suomenkielistä lyhennettä Aallonhuiput. Yhdistyksen virallinen kieli on suomi, mutta se voi käyttää toiminnassaan myös englantia. Yhdistyksen kotipaikka on Espoo.
Eng: The name of the association is Aalto University Doctoral Researchers Association ry.
Section 13:
Current:
Fin: Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja yhdessä, tai jompikumpi heistä yhdessä jonkun muun hallituksen jäsenen kanssa.
Eng: The association’s name is signed by the Chair and Vice Chair of the Board together, or one of the above together with another Board member.
Suggested changes:
Fin: Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja, tai kaksi muuta hallituksen jäsentä yhdessä.
Eng: The association’s name is signed by the Chair or two other Board members together.
Section 4:
Current:
Fin: Jäseneksi haluavan tulee ilmoittaa asiasta hallitukselle, joka hyväksyy jäsenet. Yhdistyksen varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä jokainen yhdistyksen toiminnasta kiinnostunut AY:n opiskelija. Yhdistyksen ulkojäseneksi voidaan hyväksyä jokainen yhdistyksen toiminnasta kiinnostunut henkilö, jota ei ole voitu hyväksyä varsinaiseksi jäseneksi. Vain varsinaisilla jäsenillä on oikeus äänestää yhdistyksen kokouksissa.
Eng: An individual wishing to become a member should notify the Board which accepts the members. Any AY student interested in the association’s operations can be accepted as an ordinary member of the association. An individual interested in the association’s operations who cannot be accepted as an ordinary member can be accepted as an associate member of the association. Only ordinary members are entitled to vote in meetings of the association.
Suggested changes:
Fin: Jäseneksi haluavan tulee ilmoittaa asiasta hallitukselle, joka hyväksyy jäsenet. Yhdistyksen varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä jokainen yhdistyksen toiminnasta kiinnostunut AY:n jatko-opiskelija. Yhdistyksen ulkojäseneksi voidaan hyväksyä jokainen yhdistyksen toiminnasta kiinnostunut henkilö, jota ei ole voitu hyväksyä varsinaiseksi jäseneksi. Vain varsinaisilla jäsenillä on oikeus äänestää yhdistyksen kokouksissa.
Eng: An individual wishing to become a member should notify the Board which accepts the members. Any AY doctoral student interested in the association’s operations can be accepted as an ordinary member of the association. An individual interested in the association’s operations who cannot be accepted as an ordinary member can be accepted as an associate member of the association. Only ordinary members are entitled to vote in meetings of the association.